Sprawdź, czy Twój informatyk puści Cię wkrótce z torbami. Lista kontrolna dla firm

Rola informatyka w firmie

Firmy różnego kalibru korzystają z narzędzi internetowych. Większość z nich. Chodzi nie tylko o lokalizacje w Mapach Google – o inne obszary również. Poczta, strona internetowa czy chociażby fanpage na Facebooku to te podstawowe. Czy masz do nich, jako właściciel swojej firmy, pełen dostęp? Dzisiejszy wpis jest o podstawach i bezpieczeństwie. Nie będę jednak przynudzał. Sprawdź poniższą listę narzędzi i usług internetowych do których musisz mieć najwyższy poziom dostępu – by spać spokojnie… i nie stracić firmy (o tym za chwilę).

 

Kim jest tytułowy informatyk?

Na samym wstępie ważna informacja: nie mam nic do informatyków! 🙂 Ba! Twoją stroną internetową, pocztą czy kampanią w internecie może się zajmować przecież ktoś z rodziny. Lub agencja marketingowa. Lub zewnętrzna firma IT. Dla uproszczenia i potrzeb tego artykułu nazwijmy osobę/firmę od spraw komputerowo-internetowych informatykiem.

Kwestia nr 2. Historie i scenariusze o których zaraz przeczytasz nie wynikają najczęściej ze złych intencji informatyka. Jak każdy, wykonuje on po prostu swoją pracę. Wygodniej i z reguły szybciej realizuje on zadania, gdy np. rejestruje nowe usługi w internecie na swój adres e-mail. Zamiast na adres firmowy, bądź adres samego właściciela przedsiębiorstwa.

 

Gdzie leży problem?

Jak zwykle – w szczegółach. Jako właściciel firmy masz już wystarczająco dużo na swojej głowie. Ostatnią rzeczą, jaką chciałbyś robić to wgryzać się w zagadnienia komputerowe i internetowe. Od tego są ludzie, którzy za takie działania biorą od Ciebie pieniądze.

W teorii, osoba która działa na rzecz Twojej firmy, powinna rejestrować i zakładać wszystkie usługi i produkty związane z internetem na dane Twojej firmy. Chodzi o dane rejestrowe (te w CEiDG oraz KRS) oraz loginy i firmowe adresy e-mail. Teoria nie zawsze pokrywa się z praktyką. Niestety.

 

Historia prawdziwa

Czy Twój informatyk puści Cię wkrótce z torbamiDla ułatwienia pracy sobie i właścicielowi firmy, informatyk rejestruje np. domenę firmową lub serwer na swój adres e-mail. Lub też weryfikuje wizytówkę firmy na swoje konto Google (bardzo częsta sytuacja). Problem pojawia się wówczas, gdy usługa wygasa lub potrzebny jest do niej szybki dostęp – np. konieczność zmiany adresu lub numeru telefonu w lokalizacji w Mapach Google.

A informatyk? Informatyk jest niedostępny (na wakacjach/porwali go/jest chory/zgubił telefon/pracuje już w innej organizacji). Firma ma wtedy realny problem. Domena nie działa, czyli strona internetowa firmy też nie działa. Jeśli to witryna na której klienci zamawiają produkty lub rezerwują usługi – sprzedaż w tym czasie nie jest realizowana. Wynosi zero. Obroty spadają. Z każdą godziną.

Jeśli dodatkowo na stronę doprowadzany jest ruch płatny (np. z reklam w Google i na Facebooku), kampanie muszą być wstrzymane. Bez sensu jest przecież płacić za kierowanie przyszłych klientów na niedziałającą stronę internetową!

Przecież to wszystko da się odkręcić! – pomyślisz sobie teraz. Pewnie, że się da! Czasami w jeden dzień, a czasami w 2 tygodnie. Tyle tylko, że czas to pieniądz. Czy warto ryzykować? Odpowiedz sobie sam.

 

Lista kontrolna dla firm – te usługi muszą być Twoje

W przewodniej piosence filmu Transporter (Kurier) z 2002 roku, z Jasonem Stathamem w roli głównej, słowa piosenki brzmią “(…) mój teren, moja brama, mój Benz, moje jezioro, moje klucze (…)”. Tak samo powinieneś podejść do Twojej firmy 🙂 Wszystko co dotyczy Twojego biznesu, powinno być zarejestrowane na Twoją firmę. I z użyciem Twoich danych – firmowe adresy e-mail, loginy, hasła. Wszystko!

Poniżej lista usług i poziomów dostępu, jakie powinieneś posiadać:

 

serwer strony internetowejwłaściciel
domena internetowawłaściciel
certyfikat SSL właściciel
strona internetowa (panel sterowania)główny administrator/administrator
płatne wtyczki i rozszerzenia do stronywłaściciel i administrator, wykupione i zarejestrowana na firmowe dane
konto Googlezałożone na firmowy adres e-mail (np. biuro@nazwafirmy.pl), pomocniczy adres e-mail ustawiony na prywatną skrzynkę właściciela firmy, pomocniczy numer telefonu ustawiony na bezpośredni telefon właściciela
Google Analytics zarządzanie użytkownikami, edycja, współpraca, odczyt i analiza
Google Search Consolewłaściciel usługi
poczta e-mailwłaściciel/administrator
wizytówka Google (lokalizacja Google Moja Firma)główny właściciel
fanpage na Facebookuadministrator
strona firmowa na Linkedinadministrator
firmowy kanał YouTubepodłączony pod konto Google Twojej firmy
dodatkowe usługi do strony internetowej (np. system płatności on-line, system rezerwacji on-line, chat, system szybkiego kontaktu, systemy monitoringu ruch na stronie (np. HotJar)właściciel/administrator
wizytówki w katalogach firmowych (Zumi, PKT itd.)zarejestrowane na firmowy adres e-mail oraz hasło

W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, powyższa lista usług będzie się wydłużać. Zasada jednak jest ta sama – rejestracja i dane dostępowe zostają w Twojej firmie.

Wiele z usług wymienionych powyżej (jak np. Google Analytics, fanpage na Facebooku czy panel sterowania stroną internetową) umożliwia dodawanie kolejnych użytkowników z różnymi poziomami dostępu. Dzięki temu, osoba z Twojej lub zewnętrznej firmy może np. dokonywać zmian na stronie internetowej lub zamieszczać wpisy w portalach społecznościowych nie będąc administratorem lub właścicielem usługi. Jeśli się kiedyś rozstaniecie, odłączysz po prostu jej konto.

 

Podsumowanie

Liczba usług internetowych, loginów i haseł, którymi zarządza firma zwiększa się z każdym rokiem. Wykorzystaj wskazówki zamieszczone powyżej by uchronić się od niepotrzebnych problemów. I pamiętaj – to Ty prowadzisz firmę, dlatego to Ty jesteś właścicielem i administratorem wykupionych usług. Przynajmniej powinieneś być.

 

Grafika: Freepik

 

About Seweryn Pietrucha

Na co dzień pomaga lokalnym Firmom pozyskiwać klientów z Internetu. Tworzy strategie oraz kampanie marketingowe. Zarówno dla biznesów posiadających pojedynczą lokalizację jak i firm wielodziałowych.

Sprawdź również

Czynności do zrealizowania po weryfikacji lokalizacji Google Moja Firma

7 działań, które musisz zrobić tuż po zweryfikowaniu wizytówki Google

Był listonosz. I zostawił Ci kartkę od Google. Po około 2 tygodniach oczekiwania na kod …

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *